EvernoteとIFTTTを使ってルーティンワークをそれなりに管理する。

EvernoteとIFTTTを使ってルーティンワークをそれなりに管理する。

10年ほどEvernoteを使っているのですが、いまだに使いにくいなーって思うのがルーティンをリマインダーに設定できないことです。

Evernoteには何年か前にリマインダーが実装されて新たな道を歩むのかと思ったのですが、それは違いました。

リマインダーはリマインダー。

EvernoteではToDo機能にリマインダーが付いてるのではなくて、ただのリマインダー=通知機能が付いてるだけなんですね。

使いにくいのがそこで「定期的に繰り返すようなこと」を設定することはできないのです。

そういうとこをね、どうにかして欲しいですよね。

本当にね、そういう細かいところを設定できるようにするべきだと思うんですよ。

あとWeb版アプリのUIも何あれ、文字がでかすぎて使いにくいしー。

もうー…。

というわけで、本題へ入ります。

ToDoの進捗管理をする。

ToDoはだいたい、Must(絶対にやるべきこと)、Should(やるべきこと)、Want(やりたいこと)、Done(完了したこと)の4つで構成されているかと思いますが、それをパーソナルカンバン方式を使ってやってみます。

ざっくりと言えば「ToDoを進捗で管理しちゃうぜ!」ということですね。

まずEvernoteでノートブックを作成する。

3つのノートブックを作成して、分かりやすいようにToDoという名前のスタックにしておきます。

  • 000.ToDo
  • 000-1.Backlog
  • 000-2.Doing
  • 000-3.Done

実際にはこうなります。

ノートブックの名前は何でも良いですが、先頭の数字は並び順の問題から外さないほうが良いかもです。

ここで作成したノートブック、Backlog(やるべきこと) → Doing(今やっていること) → Done(完了したこと)の順番でノートを移動させることで進捗の管理をしていきます。

実践してみる。

では実践してみましょう。まずルーティンワークとして下記のタスクがあったとします。

  • 土曜日と日曜日以外の日にお弁当を作る。

このタスクを自動で追加されるようにします。

IFTTTのセッティングする。

IFTTTにログインして、NEW APPLETからトリガーをセットします。
トリガーには[Date & Time]の[Every day of the week at]を選択します。

Evernoteの000-1.Backlogにノートを追加する曜日と時間をセットします。
お弁当を作るのは土曜日と日曜日以外に追加したいので、土曜日と日曜日以外にチェックを入れます。

アクションにはEvernoteを選び[Create a note]を使います。

TitleにはEvernoteで表示されるタイトルをそのまま入れます。

ノートブックを000-1.Backlogに設定して完了です。

これで完成。これで土曜日と日曜日以外の毎日午前0時に「お弁当を作る」というルーティンのノートがEvernoteに追加され続けますので、お弁当を作る前にBacklogからDoingへノートを移動、お弁当を作り終えたらDoingからDoneへノートを移動させます。

Backlogのノートの数が0になれば、今日のタスクを全て完了したことになります。

ノートが増え続けるデメリット。

Evernoteには容量といった概念はありませんが、無料/有料のプランに関係なく100,000ノートが上限となります。他のことでEvernoteを使っていると毎日いくつかのノートが溜まっていくので、いずれいっぱいになるかもしれません。

そこで下記の検索を作りました。

000-3.Doneのノートブックを1ヶ月に1回程度削除すればいいのですが、それだと直前にDoneへ移動したノートも削除されてしまいます。
もし間違えてDoneへ移動しちゃったノートがある場合も削除されてしまうため、検索の演算子を使って保存しておくことで簡単に削除ができます。
この検索は「000-3.Doneのノートブックに入っている昨日以前に作成されたノート」がヒットするようにしてあります。

Ctrl+Aですべて選択して削除すれば1回でゴミ箱へ入れられますよ。

さいごに。

こんな面倒なことをするならWunderlistを使うほうが良いかもしれませんが、Evernoteならではの機能にプラスしてToDoが管理できるのは魅力です。
文句の多いEvernoteですが、IFTTTのような他のアプリと簡単に連携できたり色々なことができるので、Evernoteを使ったことが無かった人は一度使ってみてはどうでしょうー?

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